HLINA Veille : votre outil digital de veille réglementaire QHSE
HLINA Veille est un logiciel de veille réglementaire développée par Optim’QSE pour vous offrir une veille réglementaire personnalisée, accessible et opérationnelle. Elle vous permet de suivre les textes applicables, d’évaluer votre conformité, et de centraliser vos obligations réglementaires en toute autonomie ou avec l’appui de nos experts.
Les fonctionnalités clés de notre outil de veille réglementaire :
- Accès sécurisé par utilisateur
Chaque utilisateur dispose d’un identifiant et d’un mot de passe personnel. La connexion est protégée par un code de vérification, garantissant la confidentialité des données. Les droits d’accès sont paramétrables selon les rôles (consultation ou gestion de la réglementation).
- Textes consolidés, découpés par articles
Les textes réglementaires sont présentés dans leur version complète et consolidée, avec un découpage par article pour faciliter la lecture et l’évaluation. Chaque article peut être analysé individuellement selon son applicabilité.
- Alertes email : évolutions réglementaires, résumés hebdo/mensuels
Vous recevez des notifications dès qu’un nouveau texte vous concerne. Vous pouvez choisir entre des alertes immédiates, des résumés hebdomadaires ou mensuels, selon vos préférences.
- Commentaires d’experts pour faciliter la compréhension
Chaque texte est accompagné d’un commentaire rédigé par nos juristes HSE, pour vous aider à comprendre les enjeux et obligations. Ces annotations vous permettent de gagner du temps et de fiabiliser vos analyses.
- Ajout de vos propres textes (arrêtés préfectoraux, normes internes…)
HLINA vous permet d’intégrer vos textes spécifiques : arrêtés préfectoraux, consignes internes, normes métier… Vous construisez ainsi une veille sur-mesure, parfaitement adaptée à votre activité.
- Évaluation de conformité par site et par article
Vous pouvez évaluer votre conformité pour chaque site, texte et article. Trois niveaux sont disponibles : conforme, non conforme, à évaluer. Vous pouvez ajouter des commentaires et programmer des réévaluations.
- Export Excel : diagnostics, évaluations, utilisateurs
Tous les diagnostics et évaluations peuvent être exportés en fichiers Excel. Cela facilite vos audits, vos reportings internes et vos échanges avec les autorités ou organismes certificateurs.
- Gestion des droits d’accès et des utilisateurs
Vous pouvez consulter et modifier les droits d’accès des utilisateurs selon leur rôle et leur site. La gestion est centralisée et sécurisée, avec un historique des connexions et des actions.
- Tableau de bord récapitulatif général et par site
Visualisez en un coup d’œil l’état de votre veille : taux de récolement, niveau de conformité, nombre de textes applicables… Le tableau de bord s’adapte à votre organisation, que vous ayez un ou plusieurs sites.
Un logiciel de veille avec un mode d’emploi simplifié :
- Diagnostic initial réalisé avec votre consultant
Lors de la mise en place, un consultant Optim’QSE réalise un diagnostic personnalisé de vos obligations réglementaires, en fonction de vos activités, installations et risques avec une visite sur site
- Organisation par Famille / Thème / Rubrique
La veille est structurée en trois niveaux hiérarchiques : Famille (ex : Hygiène et Sécurité), Thème (ex : Risques chimiques), Rubrique (ex : Stockage des produits dangereux). Cela facilite la navigation et la personnalisation.
- Récolement des textes (applicabilité)
Chaque texte et article est analysé pour déterminer s’il est applicable, informatif ou non applicable. Cette étape est essentielle pour cibler les obligations pertinentes.
Un logiciel de veille avec un mode d’emploi simplifié :
- Évaluation article par article (conforme, non conforme, à évaluer)
Seuls les articles applicables sont évalués. Vous pouvez indiquer votre niveau de conformité, ajouter des preuves, des commentaires, et programmer des dates de réévaluation.
- Suivi multi-sites avec duplication des diagnostics
Si vous gérez plusieurs sites, vous pouvez dupliquer un diagnostic existant pour gagner du temps. Chaque site conserve ses propres évaluations et statistiques.
- Historique des modifications
Toutes les actions sont tracées : ajout ou suppression de rubriques, modification des statuts, commentaires… Vous pouvez consulter l’historique par utilisateur et par date.
- Notifications de réévaluation programmées
Lorsque vous évaluez un article comme conforme, vous pouvez fixer une date de réévaluation. HLINA vous envoie un rappel par email pour ne pas oublier cette échéance.
Notre accompagnement personnalisé pour une veille réglementaire de qualité :
Pourquoi choisir Optim’QSE ?
Nos équipes qualifiées vous accompagne à chaque étape :
- Audit préliminaire sur site pour un paramétrage personnalisé
Avant la mise en service, un consultant se rend sur votre site pour comprendre vos enjeux et paramétrer HLINA selon vos besoins spécifiques.
- Points téléphoniques trimestriels
Des rendez-vous réguliers sont prévus pour faire le point sur votre veille, répondre à vos questions et ajuster les paramètres si nécessaire.
- Assistance directe par nos experts
Vous bénéficiez d’un accompagnement réactif et humain. Nos juristes et consultants QHSE sont disponibles pour vous aider à tout moment.
Parce que nous sommes une PME indépendante, réactive et proche de nos clients. Nous adaptons notre solution à vos spécificités métiers pour une veille sur-mesure, efficace et évolutive.
